← Back to home

Who we are

CySLok CommV is the controller responsible for your personal data when you use this website or contact us.

What data we collect

We collect only the data you provide directly or that is generated by your use of this site:

• Contact information: name and email address when you use the contact form or reach out by email.
• Usage data: IP address and basic request data, recorded automatically in server logs on our own infrastructure for security and operational purposes. These logs are not shared with a third party.

We do not collect sensitive personal data and we do not build profiles for advertising purposes.

We use Matomo, a self-hosted open-source analytics platform, to understand how visitors use this website. Matomo is configured without cookies and with IP anonymisation: no cookies are placed in your browser, your IP address is never stored in full, and all data remains on our own infrastructure. It is never shared with third parties. You can opt out at any time by enabling the Do Not Track setting in your browser, which our analytics respects.

How we use your data

• To respond to your inquiries and provide our services.
• To maintain the security and operation of this website.
• To comply with legal obligations.

We do not sell, rent, or trade your personal data to third parties. Where we use external service providers to operate this website, their role is described per provider below:

• Scaleway (Scaleway SAS, 8 rue de la Ville-l'Eveque, 75008 Paris, France) is our transactional email provider (Scaleway Transactional Email) and acts as our data processor under a data processing agreement. When you submit the contact form, your name and email address are transmitted to Scaleway for the sole purpose of delivering the email response to your enquiry. Scaleway processes this data on European infrastructure. See Scaleway's privacy policy.
• Cloudflare Turnstile protects our contact form against automated abuse. Technical signals such as your IP address, TLS fingerprint and browser characteristics are processed by Cloudflare to deliver that protection to us. Cloudflare also uses those same signals as an independent controller, for its own purpose of improving bot detection across its network. That second processing is not carried out on our instructions and is governed by Cloudflare's Turnstile privacy addendum and privacy policy.
• Mailfence (ContactOffice Group SA, Belgium) hosts our mailboxes and acts as our data processor. Email you send us, and our correspondence with you, is stored on Mailfence's infrastructure within the European Union. See Mailfence's privacy policy.
• Anthropic (Anthropic PBC, San Francisco, United States) provides the AI assistance we use to read, summarise and draft replies to incoming correspondence, whether it reaches us through the contact form or by email. This includes correspondence with prospective clients. Your name, your email address and the content of your message may be processed by Anthropic for that purpose. Anthropic acts as our data processor under a data processing agreement and does not, by default, use this content to train models. The processing takes place in the United States, on the basis of the European Commission's Standard Contractual Clauses (Implementing Decision (EU) 2021/914). See Anthropic's privacy policy.

Every reply we send is read and approved by a person before it leaves. We take no decision about you based solely on automated processing within the meaning of Article 22 GDPR, and we do not use your correspondence for profiling.

Legal basis for processing

We process your personal data on the following legal bases:

• Consent: where you have explicitly agreed (e.g. cookie acceptance).
• Legitimate interest: to respond to inquiries and operate this website securely.
• Legal obligation: where required by applicable law.

Data retention

We retain personal data only as long as necessary for the purposes described above, or as required by law. Contact form submissions are kept for up to 2 years unless you request earlier deletion.

Your rights

Under the General Data Protection Regulation (GDPR), you have the right to:

• Access the personal data we hold about you.
• Correct inaccurate or incomplete data.
• Request deletion of your data ("right to be forgotten").
• Object to or restrict certain types of processing.
• Withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of prior processing.

To exercise any of these rights, contact us at info@cyslok.be. We will respond within 30 days.

Security

We apply appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against unauthorized access, loss, or disclosure. No transmission over the internet is completely secure, but we take every reasonable precaution.

Cookies

This website uses cookies for essential and functional purposes. Our analytics (Matomo) operates without cookies and does not require your consent. No advertising or tracking cookies are used. See our Cookie Policy for details.

Changes to this policy

We may update this Privacy Policy from time to time. The date at the top of this page reflects the most recent revision. Continued use of the website after changes constitutes acceptance of the updated policy.

Contact

Questions about this policy? Contact us at info@cyslok.be.

← Terug naar home

Wie zijn wij

CySLok CommV is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens wanneer u deze website gebruikt of contact met ons opneemt.

Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen alleen de gegevens die u rechtstreeks verstrekt of die worden gegenereerd door uw gebruik van deze site:

• Contactgegevens: naam en e-mailadres wanneer u het contactformulier gebruikt of ons per e-mail contacteert.
• Gebruiksgegevens: IP-adres en basisverzoekgegevens, automatisch geregistreerd in serverlogboeken op onze eigen infrastructuur voor beveiligings- en operationele doeleinden. Deze logboeken worden niet met een derde partij gedeeld.

We verzamelen geen gevoelige persoonsgegevens en we bouwen geen profielen op voor reclamedoeleinden.

We gebruiken Matomo, een zelf-gehost open-source analyseplatform, om te begrijpen hoe bezoekers deze website gebruiken. Matomo werkt zonder cookies en met IP-anonimisering: er worden geen cookies in uw browser geplaatst, uw IP-adres wordt nooit volledig opgeslagen, en alle gegevens blijven op onze eigen infrastructuur. Ze worden nooit gedeeld met derden. U kunt zich te allen tijde afmelden door de Do Not Track-instelling in uw browser in te schakelen; onze analyse respecteert die instelling.

Hoe we uw gegevens gebruiken

• Om te reageren op uw vragen en onze diensten te leveren.
• Om de beveiliging en werking van deze website te handhaven.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

We verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens niet aan derden. Waar we externe dienstverleners inschakelen voor de werking van deze website, staat hun rol per partij hieronder beschreven:

• Scaleway (Scaleway SAS, 8 rue de la Ville-l'Eveque, 75008 Parijs, Frankrijk) is onze provider voor transactionele e-mail (Scaleway Transactional Email) en treedt op als onze verwerker onder een verwerkersovereenkomst. Wanneer u het contactformulier indient, worden uw naam en e-mailadres doorgegeven aan Scaleway met als enig doel het bezorgen van het e-mailantwoord op uw vraag. Scaleway verwerkt deze gegevens op Europese infrastructuur. Zie het privacybeleid van Scaleway.
• Cloudflare Turnstile beschermt ons contactformulier tegen geautomatiseerd misbruik. Technische signalen zoals uw IP-adres, TLS-vingerafdruk en browserkenmerken worden door Cloudflare verwerkt om die bescherming aan ons te leveren. Cloudflare gebruikt diezelfde signalen daarnaast als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, voor het eigen doel zijn botdetectie over het hele netwerk te verbeteren. Die tweede verwerking gebeurt niet in onze opdracht en wordt geregeld door het Turnstile-privacyaddendum en het privacybeleid van Cloudflare.
• Mailfence (ContactOffice Group SA, België) host onze mailboxen en treedt op als onze verwerker. E-mail die u ons stuurt en onze briefwisseling met u worden bewaard op de infrastructuur van Mailfence binnen de Europese Unie. Zie het privacybeleid van Mailfence.
• Anthropic (Anthropic PBC, San Francisco, Verenigde Staten) levert de AI-ondersteuning waarmee wij inkomende briefwisseling lezen, samenvatten en beantwoorden, of die nu via het contactformulier of per e-mail binnenkomt. Dat geldt ook voor briefwisseling met geïnteresseerden die nog geen klant zijn. Uw naam, uw e-mailadres en de inhoud van uw bericht kunnen daarvoor door Anthropic worden verwerkt. Anthropic treedt op als onze verwerker onder een verwerkersovereenkomst en gebruikt die inhoud standaard niet om modellen te trainen. De verwerking gebeurt in de Verenigde Staten, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914). Zie het privacybeleid van Anthropic.

Elk antwoord dat wij versturen wordt door een mens nagelezen en goedgekeurd voor het de deur uitgaat. Wij nemen over u geen enkel besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust in de zin van artikel 22 AVG, en wij gebruiken uw briefwisseling niet voor profilering.

Rechtsgrond voor verwerking

We verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen:

• Toestemming: waar u uitdrukkelijk heeft ingestemd (bijv. cookie-acceptatie).
• Gerechtvaardigd belang: om te reageren op vragen en deze website veilig te beheren.
• Wettelijke verplichting: waar vereist door toepasselijk recht.

Bewaartermijn

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig voor de hierboven beschreven doeleinden, of zoals wettelijk vereist. Contactformulierinzendingen worden maximaal 2 jaar bewaard, tenzij u eerder om verwijdering verzoekt.

Uw rechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht om:

• De persoonsgegevens die we over u bewaren in te zien.
• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
• Verwijdering van uw gegevens te vragen ("recht op vergetelheid").
• Bezwaar te maken tegen of bepaalde soorten verwerking te beperken.
• Uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Neem contact op via info@cyslok.be om deze rechten uit te oefenen. We reageren binnen 30 dagen.

Beveiliging

We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of openbaarmaking. Geen enkele overdracht via internet is volledig veilig, maar we nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen.

Cookies

Deze website gebruikt cookies voor essentiële en functionele doeleinden. Onze analyse (Matomo) werkt zonder cookies en vereist uw toestemming niet. Er worden geen advertentie- of trackingcookies gebruikt. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie.

Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum bovenaan deze pagina geeft de meest recente herziening aan. Voortgezet gebruik van de website na wijzigingen geldt als aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

Contact

Vragen over dit beleid? Contacteer ons via info@cyslok.be.